Laurent Grzybowski

auteur-compositeur-interprète

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06 83 04 81 31
l.grzybowski@lavie.fr
101 bis rue Saint-Charles
75015 Paris
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© 2017 par Julien Buis

Comment organiser une veillée-concert

avec Laurent Grzybowski ?

PREMIERS CONTACTS

Avant toute chose, il faut déterminer la date avec Laurent afin qu'il puisse la bloquer sur son agenda. Cela peut se faire par téléphone (06 83 04 81 31). Puis confirmer, par courrier ou par mail, en précisant le lieu de la rencontre (département, ville ou village, endroit exact avec le nom et l'adresse de l'église ou de la salle de spectacle).

 

Pour la suite, ne "jouez" pas les cavaliers seuls !.. Constituez autour de vous une petite équipe qui vous aidera dans la préparation de la rencontre. Il vaut mieux être en nombre pour bien préparer, ne rien oublier.

N'ayez pas peur de demander des conseils à Laurent.  Facebook de Laurent

 

Dans votre lettre de confirmation (courrier ou mail), n'oubliez pas de redonner à Laurent toutes vos coordonnées (adresse, numéros de téléphone, mail, etc.), le lieu exact du concert (avec un adresse postale pour que Laurent puisse programmer son GPS), ainsi que l'adresse postale à laquelle il faudra envoyer les affiches. Habituellement, Laurent en envoie une cinquantaine. Si vous en souhaitez plus, n'hésitez pas à le lui demander. L'essentiel étant qu'elles servent et ne finissent pas dans une poubelle ou sur des étagères.

 

 

PREPARATION

D'une manière générale, rien ne doit être laissé au hasard. Et c'est là que l'existence de l'équipe, qui va faire route avec vous jusqu'au jour J, est importante. Un ou deux mois avant la date choisie, une réunion est nécessaire pour bien préparer la rencontre et ne rien oublier.

Chacun doit savoir ce qu'il doit faire, à quel moment et pour quel usage.

 

Déjà, à ce moment, certaines personnes autour de vous, doivent savoir que Laurent Grzybowski viendra donner un concert ou animer dans la paroisse... Vous savez, le fameux "bouche-à-oreilles"... C'est l'une des meilleures formes de publicité ! N'oubliez pas d'activer les réseaux paroissiaux (groupes, aumôneries, mouvements...) et les réseaux sociaux (facebook, tweeter...). Vous pouvez aussi adresser des invitations personnelles par mail. N'hésitez pas non plus à mettre dans le coup les chorales paroissiales, si elles existent, ou des instrumentistes : Laurent est tout à fait prêt à leur faire jouer un rôle.

 

 

PUBLICITÉ

Il faut démarrer la campagne de pub environ un mois avant l'évènement. A cette date, les principaux contacts doivent avoir été pris et les affiches doivent commencer à être posées au fond des églises et dans tous les lieux stratégiques du diocèse (librairies religieuses, maison diocésaine, communautés religieuses, centres spirituels, etc...). N’hésitez pas non plus à solliciter les commerçants et leurs vitrines. La venue de Laurent doit aussi figurer dans les infos paroissiales au moins deux semaines avant et être intégrée aux annonces dominicales (à la fin de la messe) les deux dimanches précédant l'évènement. Une seule annonce en chair semble insuffisante. Là encore, rien ne doit être laissé au hasard.

 

Les affiches vous seront fournies par Laurent, habituellement une cinquantaine, mais rien ne vous empêche d'en demander davantage. Ces affiches doivent être apposées dans les églises (n’hésitez pas à en mettre à différents endroits), dans les chapelles, chez les commerçants, dans les établissements privés, dans les librairies religieuses, dans les salles de réunions paroissiales... et partout où vous pensez qu'elles auront un impact pour la rencontre. Nous vous conseillons de réaliser des tracts (format 14,8 x 21 cm) ou des petits flyers (format 10,50 X 14,8) : un ordinateur ; un photocopieur et le tour est joué !

Voici un modèle de tract à télécharger que vous n’avez qu’à actualiser.

 

N'oubliez pas non plus un communiqué de presse à remettre à vos quotidiens, hebdomadaires locaux, à la radio chrétienne diocésaine (RCF ou autre). Si cette radio ne possède pas de CD de Laurent, signalez-lui, il pourra vous en fournir gracieusement. Si vous possédez une boite e-mail, faites donc passer l'information à tous vos contacts. N'oubliez pas non plus de créer sur facebook un groupe ou une page événement, utile et efficace.

 

Les affiches devront être posées dans les églises à une vingtaine de kilomètres à la ronde du lieu de la rencontre, ou remises aux prêtres qui les poseront eux-mêmes. Il est préférable de se déplacer pour faire ce travail, plutôt que de tout envoyer par la poste. Ce travail relationnel peut porter ses fruits. Ne pas oublier non plus tous les mouvements locaux, départementaux, diocésains (catéchèse, aumôneries, Scouts et guides de France, MEJ, JOC...), ainsi que les écoles catholiques, et surtout, la Maison diocésaine qui est le lieu de passage des forces vives du diocèse. Stratégique !

 

Une autre forme de publicité, si vous en avez les moyens : créer des invitations à l'intention de personnes bien ciblées et les envoyer par la poste (le petit côté "personnel" et "officiel" pourra être payant !). Ces personnes peuvent être notamment des responsables de mouvements, de services dont les coordonnées figurent sur les annuaires diocésains (papier ou site Internet).

 

Si votre commune est dotée de panneaux d'information électroniques, intervenez auprès des services municipaux pour qu'ils indiquent le lieu, la date et l'heure du concert.

 

A l'heure de l'outil internet, n'oubliez pas non plus d'utiliser votre mailing-list ou le réseau Facebook. Envoyez un message publicitaire à vos amis en les invitant à le répercuter à leurs propres amis... et ainsi de suite. C'est facile à réaliser, ça ne prend pas beaucoup de temps et c'est diablement efficace ! N'hésitez pas non plus à créer une page « événement » sur facebook, sans oublier d'y associer Laurent comme administrateur (hôte). Celui lui permettra d'intervenir plus facilement sur la page et d'y ajouter textes et photos. N’oubliez pas d’inviter des journalistes à l’évènement.

 

 
En résumé :
 
1. Envoyez un mail d'invitation à tous vos contacts
2. Relayez l'invitation sur les réseaux sociaux et sur votre blog
3. Créez une page événement sur facebook
4. Mobilisez les réseaux chrétiens de votre secteur en ciblant les invitations (Scouts, MEJ, ACE, END ou CVX, groupements de réflexion, chorales, équipes liturgiques, enfants du caté, etc...)
5. Téléphonez à votre entourage et venez accompagnés !

 

 

 

 

 

ACCUEIL DE LAURENT

Le jour J, Laurent arrivera directement au lieu de la rencontre. Si la veillée est programmée à 20h30, Laurent arrive habituellement vers 17h00. Ce serait bien que vous puissiez être présent, vous ou l'un des membres de votre équipe pour l'accueillir. Si la rencontre a lieu en hiver, s'assurer que le lieu est correctement chauffé, notamment s'il s'agit d'une église.

 

Laurent amène son propre matériel de sonorisation. Vous n'aurez donc rien à prévoir, à acheter ou à louer de ce côté-là ! Toutefois, si la veillée se déroule dans une église, la sono du lieu doit rester accessible afin que Laurent puisse y connecter la sienne.

 

Laurent dispose également d'un vidéo projecteur et d'un montage power point (sur une clé USB) avec des photos et les paroles des chansons, mais il n'a pas d'écran. Si cela est possible, merci d'installer un écran de 4m sur 2m. Prévoir quelqu'un pour passer les photos.

 

Si le concert se déroule dans l'église, celle-ci doit être libre dans les trois heures qui précèdent l'événement, c'est-à-dire à partir de 17h00. En effet, Laurent a besoin d'au moins deux heures pour installer son matériel de sonorisation et d'éclairage. Pensez donc à vérifier qu'il n'y ait pas de messe de mariage, d'enterrement ou d'adoration du Saint-Sacrement au cours de l'après-midi.

Horaire récapitulatif :

17h00 : arrivée de Laurent sur place et installation ; 19h00 : repas ; 20h30 : veillée.

Si la chorale paroissiale ou un groupe de jeunes veut accompagner Laurent, prévoir une répétition sur place entre 18h00 et 19h00. Dans ce cas Laurent arrivera une heure plus tôt (vers 16h00).

 

En général, Laurent repart aussitôt la rencontre terminée. Si tel n'était pas le cas, il vous faudrait prévoir deux couchages distincts : un pour lui et l'autre pour son musicien.

 

Laurent n'ira pas prendre ses repas dans un restaurant 5 étoiles de la région ! Il se fera le plus grand plaisir d'être reçu, en toute simplicité, chez vous, au presbytère ou dans une famille.

Une demi-heure avant le début du concert, Laurent souhaiterait pouvoir disposer d'un petit local équipé d'un miroir et d'un lavabo, pour se changer et se préparer.

 

Laurent apportera tous ses CD et autres livrets de partitions. A vous de prévoir deux personnes qui se chargeront de la vente (détail technique : prévoyez 2 grandes et larges tables, genre tables de kermesse). De même, durant la pause, une quête sera effectuée. A vous également de prévoir, en fonction du nombre de personnes présentes à la rencontre, de deux à quatre ADULTES qui prendront en charge cette collecte présentée par Laurent lui-même au tout début de l'entracte.

 

Prévoir 2 petites bouteilles d'eau (l'une pour Laurent et l'autre pour son musicien).

Avant que ne commence la rencontre, le prêtre de la paroisse ou l'organisateur responsable pourra dire quelques mots pour présenter Laurent et remercier le public et tous ceux qui ont contribué à l'organisation de cette rencontre. L'objectif étant de créer, dès le début, un climat chaleureux et convivial. La veillée dure environ deux heures (pause comprise). Pour éviter que ça ne se termine trop tard, il vaut mieux commencer bien à l'heure.

 

Si vous avez le moindre problème, la moindre question, n'hésitez pas à contacter Laurent (06-83-04-81-31).

Bon courage pour les préparatifs !